Quels délais de transmission en cas de changement de syndic ?

L’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixe les délais dans lesquels l’ancien syndic doit remettre les documents de la copropriété au nouveau.

Ces délais diffèrent en fonction de la nature des éléments à transmettre.

Ainsi, à compter de la date de cessation de ses fonctions, fixée lors de l’assemblée générale désignant le nouveau syndic, les délais sont les suivants :

• Dans les 15 jours : « la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque »;
• Un mois après : « l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés (…), dans un format téléchargeable et imprimable. Dans l’hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. » ;
• Trois mois après : «  l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. »

Aussi, dans la mesure où, au 31 décembre 2020, tous les Syndicats de copropriétaires doivent être titulaires d’un compte bancaire séparé, il n’est en principe plus question de solliciter la remise de fonds, mais uniquement la remise de coordonnées bancaires.

Néanmoins, une demande de remise des fonds peut exister dans les cas suivants :

• Lorsque le Syndicat des copropriétaires n’a ouvert aucun compte bancaire,
• Lors d’une chaine de succession de syndics.

Que doit faire le nouveau syndic en cas de non-remise ?

La loi du 10 juillet 1965, prévoit une procédure spécifique pour permettre au nouveau syndic désigné de se voir remettre l’ensemble des documents et pièces de la copropriété.

Cette procédure se déroule en deux étapes :

• Première étape : l’envoi d’un courrier de mise en demeure à l’ancien syndic

Avant toute saisine de la juridiction compétente, vous devez adresser un courrier de mise en demeure à l’ancien syndic. Ce courrier vise à solliciter la remise des documents et pièces de la copropriété.

Afin de s’assurer de la régularité et de l’efficacité de la procédure, recourir à un avocat représente la meilleure solution pour la rédaction et l’envoi d’un tel courrier.

En effet, à la réception d’un tel courrier, l’ancien syndic remet le plus souvent les éléments sollicités ou fait part d’éventuelles difficultés rencontrées. Néanmoins, sans transmission de leur part, il faudra alors saisir la juridiction compétente.

• Deuxième étape : L’assignation en référé devant le Président du Tribunal judiciaire

Compte tenu des spécificités d’une telle affaire, faire appel à un avocat en droit immobilier et copropriété est fondamental. L’appel d’un avocat peut provenir :

• Du nouveau syndic,
• Du président du conseil syndical,
• Ou du Syndicat des copropriétaires, conformément à la jurisprudence.

Suite à cette constitution, l’avocat rédige ensuite une assignation afin de demander au Président du Tribunal judiciaire de condamner l’ancien syndic sous astreinte. Cette mesure a pour but de forcer l’ancien syndic à remettre tout document appartenant à la copropriété.

• L’avis de la jurisprudence sur le changement de syndic

La jurisprudence rappele en permanence le caractère impératif de l’obligation de remise appartenant à l’ancien syndic. La Cour la qualifie même d’ « obligation impérative dont aucune circonstance ne peut le dispenser » (CA Paris, 14^e chambre, section A, 19 avril 2000 n°1999/2384).

A cet égard, il convient de préciser que la charge de la preuve pèse sur l’ancien syndic.

Cette obligation est telle que la Cour de cassation a jugé qu’il appartient au syndic sortant de rapporter la preuve qu’il ne détient pas les documents qui lui sont réclamés :

• Soit qu’ils n’existent pas,
• Soit qu’ils ne sont pas en sa possession et qu’il ne peut les obtenir. (Cass. 3^e civ, 5 décembre 2007, n°06-11.564 et Cass. 3^e civ, 29 mars 2011, n°10-14.159).

N’hésitez pas à contacter un avocat du cabinet spécialiste de ces procédures. Celui-ci vous assistera et fera en sorte que les demandes de transmission sous astreinte soient formulées de manière particulièrement claires et détaillées.

Quelles difficultés le nouveau syndic peut-il rencontrer suite au changement ?

Un nouveau syndic rencontre souvent certaines difficultés dans le cadre de telles demandes. En effet, la prudence s’impose lorsqu’il y a une succession de syndics.

Les demandes de transmission peuvent concerner tout ancien syndic, et non pas uniquement à celui précédent. Etablir une stratégie contentieuse précise est donc fondamental afin de s’assurer de l’efficacité et du succès de telles demandes.

Le Cabinet Goldwin assiste de nombreux syndics et Syndicats de copropriétaires dans ces démarches. Par ailleurs, Les avocats du Cabinet vous écoutent et sont extrêmement réactifs pour établir une stratégique contentieuse efficace. De ce fait, ils obtiennent dans les meilleurs délais la transmission des documents permettant au nouveau syndic d’exercer ses fonctions.

Que faire en cas de liquidation judiciaire du précédent syndic ?

De même, il est fréquent que le nouveau syndic soit confronté à un ancien syndic en liquidation judiciaire. Dans ce cas de figure, il convient donc pour le nouveau syndic d’être vigilant. En effet, si ces difficultés semblent être atténuées par l’obligation étendue de l’ouverture d’un compte bancaire séparé pour la copropriété, cette problématique existe souvent dans des cas de succession de syndics ou des procédures anciennes.

La Cour de cassation estime d’ailleurs que l’action en restitution des documents et fonds du nouveau syndic échappe à l’interdiction des poursuites prévue par le Code du commerce dans le cadre d’une procédure collective (Cass. com., 20 mars 2019, n° 17-22.417, n° 299 FS – P + B). Ainsi, la liquidation judiciaire de l’ancien syndic ne met pas à mal les demandes de transmission du nouveau.

Toutefois, il est obligatoire pour toutes les copropriétés de disposer d’un compte bancaire séparé. En conséquence, les demandes du nouveau syndic ne doivent plus porter sur des restitutions de fonds mais seulement sur la communication de coordonnées bancaires.